Phòng Tổng hợp - Hành chính và Quản trị

I. Thông tin chung
Tên đơn vị: PHÒNG TỔNG HỢP - HÀNH CHÍNH VÀ QUẢN TRỊ
Địa chỉ: Trụ sở chính, số 14 Ngụy Như Kon Tum, Tổ 3, Phường Ngô Mây, thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum.
Điện thoại: 0260.3915039 - 0260.864358
Email: thhcqt@cdkontum.edu.vn
II. Vị trí, chức năng
1. Phòng Tổng hợp - Hành chính và Quản trị (sau đây viết tắt là Phòng) là đơn vị chức năng thuộc Trường thực hiện theo quy định của Luật Giáo dục, Luật Giáo dục nghề nghiệp, Điều lệ trường cao đẳng.
2. Phòng có chức năng tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác quy hoạch, kế hoạch và tổng hợp, công tác hành chính, công tác quản trị và đời sống, công tác truyền thông, văn - thể - mỹ, quản lý, theo dõi Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả đơn hàng.
III. Nhiệm vụ, quyền hạn
1. Công tác kế hoạch và tổng hợp
- Thực hiện công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê, tổng hợp, truyền thông; phối hợp với các đơn vị xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm và lên lịch công tác hàng tuần của Trường; theo dõi, tổng hợp việc thực hiện chương trình kế hoạch; phân tích các số liệu, tình hình hoạt động của các đơn vị và của Trường báo cáo Hiệu trưởng để chỉ đạo điều hành.
- Làm các báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của Hiệu trưởng và cấp trên; công bố các số liệu thống kê hàng năm của Trường. Thư ký các hội nghị, cuộc họp chung của Trường và theo yêu cầu của Hiệu trưởng.
2. Thực hiện công tác pháp chế, hành chính, văn thư, lưu trữ
- Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị thuộc Trường trong việc thực hiện các quy định của pháp luật về giữ bí mật thông tin, tài liệu liên quan đến chức năng quản lý nhà nước.
- Kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày, trình tự, thủ tục trong việc ban hành dự thảo văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính do Trường chủ trì soạn thảo.
- Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát thực hiện xử lý, chuyển văn bản đi, đến của Trường cho các phòng, ban, các đơn vị thuộc Trường bằng phần mềm quản lý và điều hành văn bản iOffice và các ban, ngành bằng hộp thư công vụ.
- Tiếp nhận, cập nhật các văn bản đến trên các Website của các bộ, ngành có liên quan, xử lý kịp thời, làm thủ tục chuyển giao văn bản đến LĐT, các đơn vị và cá nhân trong trường theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao, đồng thời theo dõi quá trình xử lý nhằm đảm bảo văn bản được triển khai, phúc đáp đúng thời gian quy định.
- Thu thập, biên tập thông tin quản lý, tình hình tổ chức các hoạt động trong nhà trường để đăng tải trên Website của trường theo đúng chỉ đạo của Hiệu trưởng.
- Kiểm tra, giám sát thực hiện xử lý, chuyển văn bản đi, đến của Trường cho các phòng, khoa; hướng dẫn các đơn vị trong Trường về thể thức văn bản theo quy định hiện hành để thực hiện thống nhất; kiểm tra, theo dõi, phát hiện và có biện pháp chấn chỉnh những sai sót về thể thức văn bản, những vi phạm về thủ tục hành chính đã quy định; theo dõi, giám sát công tác cải cách hành chính tất cả các đơn vị trong nhà trường.
- Thừa lệnh ký các văn bản: Sao y, sao lục, trích sao, lệnh điều xe, giấy giới thiệu, giấy đi đường, xác nhận giấy đi đường của khách đến Trường công tác theo sự uỷ quyền của Hiệu trưởng.
- Thực hiện công tác lưu trữ công văn, giấy tờ, tài liệu chung của Trường đảm bảo quy định. Hướng dẫn các đơn vị lập hồ sơ lưu trữ theo quy định hiện hành.
- Giám sát các đơn vị trong Trường thực hiện các nội quy, giờ giấc làm việc, giám sát các quy định 5S theo chỉ đạo của Hiệu trưởng.
3. Công tác quản trị và đời sống
- Quản lý cơ sở hạ tầng, đất đai, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống thông tin liên lạc, hệ thống điện và thiết bị điện trong nhà trường.
- Phối hợp với phòng Tài chính – Kế toán lập và thực hiện các kế hoạch đầu tư, mua sắm trang thiết bị, sửa chữa, bổ sung, nâng cấp các công trình, cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác quản lý, giảng dạy, học tập và sinh hoạt của Trường.
- Tổ chức quản lý, nhập kho, phân phối sử dụng, theo dõi bảo quản, bảo trì, sửa chữa, thay thế, đánh giá định kỳ và đề xuất các giải pháp khác liên quan đến các công trình xây dựng cơ bản, cơ sở vật chất, tài sản, trang thiết bị, các phương tiện làm việc, dạy, học và nghiên cứu…
- Tổ chức quản lý và sử dụng hiệu quả trang thiết bị, phương tiện, cơ sở vật chất (xe, máy móc, thiết bị..) của nhà trường; thực hiện cấp phát và điều chuyển tài sản, trang thiết bị trong toàn trường phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng đơn vị, cá nhân tại Trường theo đúng quy định, QT.
- Thực hiện công tác quy hoạch, tham gia quản lý xây dựng các công trình của Trường. Quản lý xe ô tô theo quy định, đảm bảo phục vụ kịp thời, an toàn, tiết kiệm.
- Thực hiện các công việc phục vụ giảng đường, phòng học, phòng họp, hội trường, hội thảo, hội nghị và các sự kiện cấp đơn vị, cấp trường.
- Phối hợp với phòng Tài chính – Kế toán lập sổ sách theo dõi, quản lý tài sản trong toàn trường, định kỳ kiểm kê, làm công tác thanh lý tài sản hư hỏng theo quy định của Nhà nước.
- Tổ chức lực lượng và huấn luyện tự vệ cơ quan, thường trực bảo vệ cơ quan, phòng chống cháy nổ, giữ gìn trật tự và an toàn trong nhà trường.
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan chuẩn bị nội dung buổi tiếp khách, lễ tân do LĐT mời hoặc theo sự chỉ đạo của cấp trên.
- Đảm bảo công tác điện, nước, triển khai thực hiện các chính sách tiết kiệm và vệ sinh toàn cơ sở chính để phục vụ toàn bộ các hoạt động của Trường, giám sát việc thực hiện các nhiệm vụ này tại các cơ sở khác còn lại của Trường.
- Tổ chức công tác lao động vệ sinh môi trường, trồng và chăm sóc cây xanh, bảo đảm cảnh quan môi trường xanh, sạch, đẹp.
- Xây dựng tiêu chí nhà trường đảm bảo an ninh trật tự và an toàn, nhà trường văn hoá theo tiêu chuẩn quy định.
- Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an ninh trong nhà trường. Lập kế hoạch bảo vệ an ninh trật tự trong trường những ngày nghỉ lễ, tết theo quy định, công tác phòng chống bão lụt; phòng cháy, chữa cháy.
- Bố trí viên chức, HSSV ở tại khu nội trú và quản lý HSSV ở ký túc xá, lập hồ sơ theo dõi người ở, hồ sơ đăng ký tạm trú, tạm vắng theo đúng quy định.
- Chăm lo sức khoẻ cho viên chức, người lao động và HSSV toàn trường (bao gồm công tác vệ sinh, vệ sinh an toàn thực phẩm tại nhà ăn, khám sức khỏe định kỳ cho học sinh, sinh viên, phòng bệnh, sơ cứu, chuyển viện, phụ trách công tác bảo hiểm y tế).
- Quản lý và theo dõi Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đơn hàng.
- Thực hiện công tác truyền thông về GDNN.
- Thực hiện công tác văn - thể - mỹ đối với cán bộ giáo viên và HSSV.
- Thực hiện nhiệm vụ khác có liên quan do Hiệu trưởng phân công.
IV. Cơ cấu tổ chức và nhân sự của đơn vị
1. Lãnh đạo đơn vị

	Trưởng phòng ThS Nguyễn An Huấn Tel: 0913457238 Email: nguyenanhuan@cdkontum.edu.vn
	Phó Trưởng phòng ThS Nguyễn Ngọc Quang Phục Tel: 0838575779 Email: nguyenngocquangphuc@cdkontum.edu.vn
	Phó Trưởng phòng ThS Trần Đình Dũng Tel: 0935353679 Email: trandinhdung@cdkontum.edu.vn

2. Danh sách trích ngang nhà giáo, viên chức thuộc đơn vị